Équipe et rôles : inviter des collègues et gérer les accès
Ce qu’est une équipe
Toutes les personnes que vous invitez rejoignent votre entreprise dans Enydea. Elles travaillent sur les mêmes données que vous : relations, mailings, formulaires, fichiers, etc. Chaque personne a son propre identifiant, son propre mot de passe et, si elle le souhaite, l’authentification à deux facteurs. Vous gérez l’équipe dans Paramètres (Settings) -> Compte (Account) -> Membres de l'équipe (Team Members).
Avant de commencer
- Vous devez être administrateur de l’entreprise. La carte Membres de l'équipe est réservée aux administrateurs.
- Votre abonnement doit disposer d’une place libre. Voir Offres et facturation.
- Il vous faut l’adresse e-mail de la personne que vous invitez.
Remarque : Si vous avez été invité comme Administrateur (Admin) et que les cartes Membres de l'équipe et Plan et utilisation (Plan & Usage) n’apparaissent pas dans Paramètres -> Compte, demandez à la personne qui a inscrit l’entreprise de gérer l’équipe.
Inviter un membre de l’équipe
- Cliquez sur l’icône d’engrenage en bas du menu de gauche pour ouvrir Paramètres. Restez sur l’onglet Compte.
- Repérez la carte Membres de l'équipe. Dans la liste Navigation rapide (Quick Navigation), Membres de l'équipe vous y amène directement.
- Sous Inviter un membre de l'équipe (Invite Team Member), saisissez l’adresse de votre collègue dans Adresse e-mail (Email Address).
- Choisissez un Rôle : Administrateur, Membre ou Lecteur. Voir la section Rôles ci-dessous.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation (Send Invite). Le message
Invitation sent to <address>s’affiche.
L’invitation apparaît ensuite sous Invitations en attente (Pending Invitations) avec l’adresse, le rôle, Expires: suivi de la date, et un statut. Vous ne pouvez ni renvoyer ni annuler une invitation depuis cette liste. La même adresse ne peut pas être invitée à nouveau tant que son invitation précédente figure encore comme en attente.
Ce que voit la personne invitée
- Elle reçoit un e-mail ayant pour objet
You've been invited to join <company name> on Enydea. Il indique l’espace de travail et le rôle, et précise que le lien expire au bout de 7 jours. - Elle clique sur Accept Invitation. Une page intitulée
Join <company name>s’ouvre. Elle affiche Invitation pour : et son adresse. - Elle définit un Mot de passe (Password) et le saisit à nouveau dans Confirmer le mot de passe. Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères.
- Elle clique sur Accepter l'invitation. Le message Invitation acceptée. Veuillez vous connecter. s’affiche et la page de connexion s’ouvre.
- Elle se connecte. Voir Se connecter et gérer votre compte.
Si l’adresse dispose déjà d’un identifiant Enydea, la personne saisit plutôt son mot de passe existant, et cet identifiant rejoint votre entreprise. Un nouvel identifiant reçoit comme nom d’utilisateur la partie de l’adresse e-mail située avant le @.
Si le lien est invalide, expiré ou déjà utilisé, la page affiche Invitation non valide et propose Aller à la connexion.
Rôles
Choisissez un rôle pour chaque personne lorsque vous l’invitez. Vous pouvez le modifier plus tard avec le menu Rôle de la ligne du membre. Le message Rôle actualisé (Role updated) confirme la modification.
| Action | Administrateur | Membre | Lecteur |
|---|---|---|---|
| Utiliser les écrans du produit | Oui | Oui | Oui |
| Carte Membres de l'équipe : inviter, modifier les rôles, désigner l’utilisateur principal, retirer | Oui | Non | Non |
| Carte Plan et utilisation | Oui | Non | Non |
| Cocher Relation marketing (Marketing Relation) sur une relation | Oui | Non | Non |
| Connecter, déconnecter ou définir par défaut la Boîte mail partagée de l'entreprise | Oui | Non | Non |
Dans Paramètres -> Compte, la ligne Rôle affiche Administrateur pour les administrateurs et Membre de l'équipe (Team member) pour tous les autres.
Attention : Le rôle Lecteur (Viewer) ne rend pas l’application accessible en lecture seule. Le Setup Wizard l’appelle Viewer (read-only), mais l’application ne masque ni ne désactive rien pour les lecteurs. Un lecteur voit et peut utiliser les mêmes écrans qu’un membre. Ne comptez pas sur Lecteur pour empêcher quelqu’un de modifier des données.
Désigner un utilisateur principal
L’utilisateur principal est le titulaire du compte de l’entreprise. Une icône en forme d’étoile signale l’utilisateur principal dans la liste des membres.
- Dans la ligne du membre, cliquez sur le menu à trois points.
- Cliquez sur Définir comme utilisateur principal (Set as Primary User).
- Confirmez. La boîte de dialogue indique que cette action transfère le rôle de titulaire.
Le nouvel utilisateur principal devient Administrateur et le seul administrateur de l’entreprise. Les autres membres perdent leur accès administrateur, même si leur badge de rôle indique encore Administrateur.
Retirer un membre de l’équipe
- Dans la ligne du membre, cliquez sur le menu à trois points.
- Cliquez sur Retirer de l'équipe (Remove from Team).
- Confirmez la boîte de dialogue. Elle indique que l’action est irréversible.
- Rechargez la page et vérifiez que le membre a disparu. Si la personne figure encore dans la liste, contactez [email protected].
Places
Votre abonnement comprend un certain nombre de places. La carte Membres de l'équipe indique combien sont utilisées, sous la forme n / m seats used. Plan et utilisation affiche la même information sous Nombre maximum d'utilisateurs.
Lorsqu’il ne reste plus de place, le formulaire Inviter un membre de l'équipe disparaît et le message Tous les sièges sont utilisés. Augmentez votre abonnement pour ajouter d'autres membres de l'équipe. (All seats are used. Upgrade your subscription to add more team members.) s’affiche. Les invitations qui n’ont pas encore été acceptées comptent comme des places utilisées, et le serveur refuse une invitation au-delà de vos places. Enydea n’a pas d’écran pour changer d’offre ou ajouter des places. Contactez [email protected] pour modifier les vôtres. Voir Offres et facturation.
La boîte mail partagée de l’entreprise
Une boîte mail partagée d’entreprise est une boîte aux lettres Office 365 depuis laquelle chaque membre de l’équipe peut envoyer des e-mails. Seuls les administrateurs de l’entreprise peuvent la configurer.
- Ouvrez Paramètres -> Intégration e-mail (Email Integration).
- Dans la carte Boîte mail partagée de l'entreprise, saisissez l’Adresse de la boîte mail partagée. Vous avez besoin des autorisations Full Access et Send As sur cette boîte aux lettres dans Microsoft 365.
- Cliquez sur Connecter via Office 365.
- Facultatif : activez Utiliser comme boîte mail par défaut pour toute l'équipe. La Boîte mail s’ouvre alors sur cette boîte et les nouveaux e-mails partent de celle-ci, et chacun peut toujours passer à sa propre boîte mail.
Les administrateurs peuvent aussi cliquer sur Déconnecter. Les autres membres voient la carte mais ne peuvent pas la modifier. Ils passent de la boîte mail partagée à la leur dans Boîte mail (Mailbox) et lorsqu’ils rédigent un e-mail. Voir Boîte mail.