Boîte mail : lire, répondre et lier les e-mails à votre CRM
Ce que fait la Boîte mail
La Boîte mail (Mailbox) est une boîte de réception intégrée à Enydea. Elle affiche la boîte mail que vous avez connectée : vous pouvez y lire vos e-mails, y répondre et rattacher chaque conversation à une relation de votre CRM. Elle est conçue pour les e-mails individuels. Pour les envois en masse, utilisez Mailings et campagnes.
Remarque : La Boîte mail et sa fenêtre de rédaction restent en anglais dans l’application en néerlandais, en allemand et en français, à l’exception de deux entrées du menu « plus » en haut.
Avant de commencer
Connectez d’abord une boîte mail : Paramètres (Settings) -> Intégration e-mail (Email Integration) -> Votre boîte mail personnelle. Voir Connecter votre boîte mail. Tant que ce n’est pas fait, la Boîte mail affiche Not Connected - Setup in Settings. Une fois la connexion établie, le haut de l’écran affiche Connected avec votre adresse. La Boîte mail se synchronise à l’ouverture ; l’icône de synchronisation (info-bulle : Sync emails) relance la synchronisation.
Se repérer
La Boîte mail avant la connexion d’un compte e-mail. Connectez-en un dans Paramètres, Intégration e-mail (voir Connecter votre boîte mail).
- Folders à gauche : Inbox, Sent, Drafts, Starred, Spam, Trash et Archive, avec le nombre de messages non lus.
- Categories (uniquement pour votre propre boîte mail) : All, Sales, Support, Inquiry, Urgent. Statistics affiche Total, Unread et Needs Response.
- Search emails... recherche dans tous les dossiers. S’il trouve moins de 10 messages parmi ceux qu’Enydea a déjà synchronisés, il recherche aussi dans l’ensemble de la boîte mail chez votre fournisseur.
- Sort propose Newest first, Oldest first et Subject A-Z. Les listes affichent 50 messages par page.
- Cochez plusieurs messages pour les marquer comme lus ou non lus, les suivre d’une étoile, les archiver ou les supprimer en une fois.
- Les badges d’une ligne signalent les pièces jointes, une importance élevée, la catégorie IA, Needs reply, une icône de lien lorsque le message est rattaché à une relation, et la tonalité.
Lire et traiter un message
Cliquez sur un message pour l’ouvrir. La barre d’outils propose Reply, Reply All, Forward, Archive et Delete. Le menu « plus » contient Mark as spam, Star, Mark as Actionable ou Mark as Informational, Move to Inbox et Move to Archive. Sous le message, vous voyez Attachments, la Conversation avec les autres messages du fil, et Keywords.
Traiter un message dans votre CRM
Ces boutons se trouvent au-dessus du message :
| Bouton | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Link to CRM | Rattache le message à une relation. Choisissez Search Existing, ou Create New pour remplir une nouvelle relation à partir de l’e-mail, puis cliquez sur Create & Link. Une fois le lien établi, le bouton affiche le nom de la relation ; Open in CRM et Unlink apparaissent. |
| Create Task | Ouvre Create Follow-up Task avec Task Title, Due Date et Notes. La tâche est enregistrée dans le CRM, sur la relation liée s’il y en a une. |
| AI Suggestions | Affiche des brouillons de réponse avec un score de pertinence. Use this suggestion ouvre une réponse avec le texte déjà rempli. |
| Add to Action Items | Rassemble la correspondance antérieure, rédige une réponse IA, enregistre le message comme point d’action et le marque comme nécessitant une réponse. |
| Log as CRM Activity | Visible une fois le message rattaché. L’enregistre comme activité e-mail sur cette relation. |
Attention : Add to Action Items crée une relation pour l’expéditeur si aucune relation n’a cette adresse e-mail (statut contacted, type prospect, source email). Extraire les contacts des e-mails (dans le menu « plus » en haut) fait de même pour les expéditeurs de vos 200 messages les plus récents de la boîte de réception, sans demander, et ignore les domaines de messagerie gratuite comme Gmail ainsi que les adresses no-reply.
Rédiger et envoyer
Cliquez sur Compose, ou répondez à un message ou transférez-le.
- Si une boîte mail partagée est connectée, choisissez l’expéditeur dans From. Sinon, votre propre adresse est utilisée.
- Renseignez To (le champ suggère vos contacts et relations), Subject et le corps du message. Ajoutez Cc, Bcc, Attach ou Signature depuis la barre du haut.
- Facultatif : choisissez une relation dans Link to CRM relation (optional).
- Facultatif : utilisez la ligne IA. Suggest rédige un texte à partir du contexte. Enhance améliore la grammaire, le ton et la structure. Translate propose des langues, dont l’anglais, l’allemand, le français et le néerlandais. Enhance et Translate nécessitent du texte dans le corps du message. Relisez la proposition et cliquez sur Accept ou Discard.
- Facultatif : Insert ajoute des produits, services ou articles de votre catalogue. Ce bouton n’apparaît que si votre catalogue contient des éléments.
- Facultatif : Booking link ouvre la fenêtre des liens de réservation ; cliquez sur Insérer un lien pour ajouter un lien où le client choisit un créneau. Un agenda Outlook doit être connecté. Voir Prise de rendez-vous et liens de réservation.
- Cliquez sur Send. Send nécessite un destinataire et un objet. More -> Save draft le conserve pour plus tard.
Les e-mails que vous envoyez ici sont enregistrés dans votre CRM comme activité e-mail, et Enydea ajoute le suivi des ouvertures et des clics. Vos Sender Settings (nom d’expéditeur, adresse de réponse, Cc et Bcc par défaut, pied de page) s’appliquent aux e-mails envoyés depuis votre propre boîte mail. Si la connexion a expiré, un message propose Reconnect.
Utiliser la boîte mail partagée
Un administrateur de l’entreprise peut connecter une boîte aux lettres Office 365 partagée pour toute l’équipe. Une fois celle-ci en place, une liste déroulante en haut de la Boîte mail permet de passer de votre propre boîte (mine) à la boîte partagée (shared). La boîte mail partagée n’a pas de Categories. Si votre administrateur en a fait la boîte par défaut de l’équipe, la Boîte mail s’ouvre sur celle-ci.
Autres actions
Scanner une carte de visite, dans le menu « plus » en haut, ouvre le Business Card Scanner, qui lit par IA la photo d’une carte de visite.