Team en rollen: collega's uitnodigen en toegang beheren
Wat een team is
Iedereen die je uitnodigt, wordt lid van je bedrijf in Enydea. Ze werken met dezelfde gegevens als jij: relaties, mailings, formulieren, bestanden enzovoort. Ieder heeft een eigen login, een eigen wachtwoord en, als ze dat willen, tweefactorauthenticatie. Je beheert het team in Instellingen (Settings) -> Account -> Teamleden (Team Members).
Voordat je begint
- Je moet bedrijfsbeheerder zijn. De kaart Teamleden is alleen voor beheerders.
- Je abonnement moet een vrije licentie hebben. Zie Abonnementen en facturering.
- Je hebt het e-mailadres nodig van de persoon die je uitnodigt.
Let op: Ben je uitgenodigd als Admin en verschijnen de kaarten Teamleden en Plan & Gebruik (Plan & Usage) niet in Instellingen -> Account, vraag dan de persoon die het bedrijf heeft geregistreerd om het team te beheren.
Een teamlid uitnodigen
- Klik op het tandwielpictogram onderaan het linkermenu om Instellingen te openen. Blijf op het tabblad Account.
- Zoek de kaart Teamleden. In de lijst Snelle navigatie (Quick Navigation) spring je er met Teamleden naartoe.
- Typ onder Teamlid uitnodigen (Invite Team Member) het adres van je collega in E-mailadres.
- Kies een Rol: Admin, Lid of Lezer. Zie het onderdeel Rollen hieronder.
- Klik op Uitnodiging versturen (Send Invite). De melding
Uitnodiging verstuurd naar <adres>verschijnt.
De uitnodiging staat daarna onder Openstaande uitnodigingen (Pending Invitations), met het adres, de rol, Verloopt: en de datum, en een status. Je kunt een uitnodiging in deze lijst niet opnieuw versturen of intrekken. Hetzelfde adres kan niet opnieuw worden uitgenodigd zolang de eerdere uitnodiging nog als openstaand in de lijst staat.
Wat de uitgenodigde persoon ziet
- De genodigde ontvangt een e-mail met het onderwerp
You've been invited to join <company name> on Enydea. De e-mail noemt de werkruimte en de rol, en meldt dat de link na 7 dagen verloopt. - De genodigde klikt op Accept Invitation. Er opent een pagina met de titel
Lid worden van <company name>. Daarop staan Uitnodiging voor: en het adres van de persoon. - De genodigde kiest een Wachtwoord (Password) en herhaalt het in Wachtwoord bevestigen. Het wachtwoord moet minstens 8 tekens hebben.
- De genodigde klikt op Uitnodiging accepteren. De melding Uitnodiging geaccepteerd. Log in. verschijnt en de inlogpagina opent.
- De genodigde logt in. Zie Inloggen en je account beheren.
Heeft het adres al een Enydea-login, dan vult de persoon in plaats daarvan het bestaande wachtwoord in, en die login wordt lid van je bedrijf. Een nieuwe login krijgt het deel van het e-mailadres vóór de @ als gebruikersnaam.
Is de link ongeldig, verlopen of al gebruikt, dan toont de pagina Uitnodiging niet geldig en de knop Naar inloggen.
Rollen
Kies per persoon een rol wanneer je die uitnodigt. Je kunt de rol later wijzigen met het menu Rol in de rij van het lid. De melding Rol bijgewerkt (Role updated) bevestigt de wijziging.
| Wat | Admin | Lid | Lezer |
|---|---|---|---|
| De schermen van het product gebruiken | Ja | Ja | Ja |
| Kaart Teamleden: uitnodigen, rollen wijzigen, primaire gebruiker kiezen, verwijderen | Ja | Nee | Nee |
| Kaart Plan & Gebruik | Ja | Nee | Nee |
| Marketingrelatie (Marketing Relation) aanvinken bij een relatie | Ja | Nee | Nee |
| De Gedeelde bedrijfsmailbox koppelen, ontkoppelen of als standaard instellen | Ja | Nee | Nee |
In Instellingen -> Account toont de rij Rol de waarde Admin voor beheerders en Teamlid (Team member) voor alle anderen.
Waarschuwing: De rol Lezer maakt de app niet alleen-lezen. De installatiewizard noemt de rol Viewer (read-only), maar de app verbergt of blokkeert niets voor lezers. Een lezer ziet dezelfde schermen als een lid en kan ze ook gebruiken. Vertrouw niet op Lezer om te voorkomen dat iemand gegevens wijzigt.
Een primaire gebruiker kiezen
De primaire gebruiker is de eigenaar van het bedrijfsaccount. Een sterpictogram markeert de primaire gebruiker in de ledenlijst.
- Klik in de rij van het lid op het menu met de drie puntjes.
- Klik op Instellen als primaire gebruiker (Set as Primary User).
- Bevestig. Het venster meldt dat hiermee de eigenaarsrol wordt overgedragen.
De nieuwe primaire gebruiker wordt Admin en de enige bedrijfsbeheerder. Andere leden verliezen hun beheerrechten, ook als hun rolbadge nog Admin toont.
Een teamlid verwijderen
- Klik in de rij van het lid op het menu met de drie puntjes.
- Klik op Verwijderen uit team (Remove from Team).
- Bevestig het venster. Daarin staat dat de actie niet ongedaan kan worden gemaakt.
- Laad de pagina opnieuw en controleer of het lid weg is. Staat de persoon er nog, neem dan contact op met [email protected].
Licenties
Je abonnement bevat een aantal licenties. De kaart Teamleden toont hoeveel er in gebruik zijn, in de vorm n / m gebruikte plaatsen. Plan & Gebruik toont hetzelfde als Maximaal aantal gebruikers (Maximum users).
Is er geen licentie meer vrij, dan verdwijnt het formulier Teamlid uitnodigen en verschijnt de melding Alle plaatsen zijn gebruikt. Upgrade uw abonnement om meer teamleden toe te voegen. Uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd, tellen als gebruikte licenties, en de server weigert een uitnodiging boven je aantal licenties. Enydea heeft geen scherm om een abonnement te wijzigen of licenties toe te voegen. Wil je dat van jou wijzigen, neem dan contact op met [email protected]. Zie Abonnementen en facturering.
De gedeelde bedrijfsmailbox
Een gedeelde bedrijfsmailbox is één Office 365-mailbox waaruit elk teamlid kan versturen. Alleen bedrijfsbeheerders kunnen hem instellen.
- Open Instellingen -> E-mail integratie (Email Integration).
- Vul op de kaart Gedeelde bedrijfsmailbox het Adres van gedeelde mailbox in. Je hebt in Microsoft 365 de rechten Full Access en Send As op die mailbox nodig.
- Klik op Verbinden via Office 365.
- Zet desgewenst Gebruiken als standaardmailbox voor het hele team aan. De Mailbox opent dan op deze mailbox en nieuwe e-mails worden ermee verstuurd; iedereen kan nog steeds overschakelen naar de eigen mailbox.
Beheerders kunnen ook op Ontkoppelen klikken. Andere leden zien de kaart, maar kunnen hem niet wijzigen. Zij schakelen tussen de gedeelde mailbox en hun eigen mailbox in Mailbox en bij het schrijven van een e-mail. Zie Mailbox.