Team und Rollen: Kollegen einladen und Zugriffe verwalten
Was ein Team ist
Jeder, den Sie einladen, tritt Ihrem Unternehmen in Enydea bei. Alle arbeiten mit denselben Daten wie Sie: Beziehungen, Mailings, Formulare, Dateien und so weiter. Jede Person hat ihre eigene Anmeldung, ihr eigenes Passwort und, wenn sie möchte, Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie verwalten das Team unter Einstellungen (Settings) -> Konto (Account) -> Teammitglieder (Team Members).
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen Firmenadmin sein. Die Karte Teammitglieder ist nur für Admins sichtbar.
- Ihr Abonnement braucht einen freien Nutzerplatz. Siehe Tarife und Abrechnung.
- Sie brauchen die E-Mail-Adresse der Person, die Sie einladen.
Hinweis: Wenn Sie als Admin eingeladen wurden und die Karten Teammitglieder und Tarif & Nutzung (Plan & Usage) unter Einstellungen -> Konto nicht erscheinen, bitten Sie die Person, die das Unternehmen registriert hat, das Team zu verwalten.
Ein Teammitglied einladen
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten im linken Menü, um Einstellungen zu öffnen. Bleiben Sie auf der Registerkarte Konto.
- Suchen Sie die Karte Teammitglieder. In der Liste Schnellnavigation springt Teammitglieder dorthin.
- Geben Sie unter Teammitglied einladen die Adresse des Kollegen in E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie eine Rolle: Admin, Mitglied oder Betrachter. Siehe den Abschnitt Rollen unten.
- Klicken Sie auf Einladung senden. Die Meldung
Invitation sent to <address>erscheint.
Die Einladung erscheint dann unter Ausstehende Einladungen mit der Adresse, der Rolle, Expires: und dem Datum sowie einem Status. Sie können eine Einladung in dieser Liste weder erneut senden noch zurückziehen. Dieselbe Adresse kann nicht erneut eingeladen werden, solange ihre frühere Einladung noch als ausstehend aufgeführt ist.
Was die eingeladene Person sieht
- Sie erhält eine E-Mail mit dem Betreff
You've been invited to join <company name> on Enydea. Darin stehen der Arbeitsbereich und die Rolle sowie der Hinweis, dass der Link nach 7 Tagen abläuft. - Sie klickt auf Accept Invitation. Eine Seite mit dem Titel
Join <company name>öffnet sich. Sie zeigt Invitation for: und ihre Adresse. - Sie legt ein Passwort fest und wiederholt es in Passwort bestätigen. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben.
- Sie klickt auf Einladung annehmen. Die Meldung Einladung angenommen. Bitte melden Sie sich an. erscheint, und die Anmeldeseite öffnet sich.
- Sie meldet sich an. Siehe Anmelden und Konto verwalten.
Hat die Adresse bereits eine Enydea-Anmeldung, gibt die Person stattdessen ihr bestehendes Passwort ein, und diese Anmeldung tritt Ihrem Unternehmen bei. Eine neue Anmeldung erhält als Benutzernamen den Teil der E-Mail-Adresse vor dem @.
Ist der Link ungültig, abgelaufen oder bereits verwendet, zeigt die Seite Einladung ungültig und bietet Zur Anmeldung an.
Rollen
Wählen Sie die Rolle jeder Person, wenn Sie sie einladen. Sie können sie später über das Menü Rolle in der Zeile des Mitglieds ändern. Die Meldung Rolle aktualisiert bestätigt die Änderung.
| Was | Admin | Mitglied | Betrachter |
|---|---|---|---|
| Die Bildschirme des Produkts nutzen | Ja | Ja | Ja |
| Karte Teammitglieder: einladen, Rollen ändern, primären Benutzer festlegen, entfernen | Ja | Nein | Nein |
| Karte Tarif & Nutzung | Ja | Nein | Nein |
| Marketing Relation bei einer Beziehung aktivieren | Ja | Nein | Nein |
| Gemeinsames Firmenpostfach verbinden, trennen oder als Standard festlegen | Ja | Nein | Nein |
Unter Einstellungen -> Konto zeigt die Zeile Rolle für Admins Admin und für alle anderen Teammitglied.
Warnung: Die Rolle Betrachter macht die App nicht schreibgeschützt. Der Einrichtungsassistent bezeichnet sie als Viewer (read-only), aber die App blendet für Betrachter nichts aus und deaktiviert nichts. Ein Betrachter sieht dieselben Bildschirme wie ein Mitglied und kann sie ebenso nutzen. Verlassen Sie sich nicht auf Betrachter, um jemanden daran zu hindern, Daten zu ändern.
Einen primären Benutzer festlegen
Der primäre Benutzer ist der Inhaber des Firmenkontos. Ein Sternsymbol kennzeichnet den primären Benutzer in der Mitgliederliste.
- Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Als primären Benutzer festlegen.
- Bestätigen Sie. Der Dialog weist darauf hin, dass dadurch die Inhaberrolle übertragen wird.
Der neue primäre Benutzer wird Admin und einziger Firmenadmin. Andere Mitglieder verlieren den Admin-Zugriff, auch wenn ihr Rollenabzeichen noch Admin anzeigt.
Ein Teammitglied entfernen
- Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Aus dem Team entfernen.
- Bestätigen Sie den Dialog. Er weist darauf hin, dass sich die Aktion nicht rückgängig machen lässt.
- Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie, ob das Mitglied verschwunden ist. Ist die Person noch aufgeführt, wenden Sie sich an [email protected].
Nutzerplätze
Ihr Abonnement umfasst eine Anzahl von Nutzerplätzen. Die Karte Teammitglieder zeigt, wie viele belegt sind, etwa n / m verwendete Sitze. Tarif & Nutzung zeigt dasselbe als Maximale Benutzerzahl.
Ist kein Nutzerplatz mehr frei, verschwindet das Formular Teammitglied einladen, und die Meldung Alle Plätze sind belegt. Erweitern Sie Ihr Abonnement, um weitere Teammitglieder hinzuzufügen. erscheint. Noch nicht angenommene Einladungen zählen als belegte Nutzerplätze, und der Server lehnt eine Einladung über Ihre Nutzerplätze hinaus ab. Enydea hat keinen Bildschirm, um einen Tarif zu ändern oder Nutzerplätze hinzuzufügen. Wenden Sie sich wegen einer Änderung an [email protected]. Siehe Tarife und Abrechnung.
Das gemeinsame Postfach des Unternehmens
Ein gemeinsames Postfach des Unternehmens ist ein Office-365-Postfach, aus dem jedes Teammitglied senden kann. Nur Firmenadmins können es einrichten.
- Öffnen Sie Einstellungen -> E-Mail-Integration (Email Integration).
- Geben Sie auf der Karte Gemeinsames Firmenpostfach die Adresse des gemeinsamen Postfachs ein. Sie benötigen für dieses Postfach in Microsoft 365 die Berechtigungen Vollzugriff (Full Access) und Senden als (Send As).
- Klicken Sie auf Über Office 365 verbinden.
- Schalten Sie optional Als Standardpostfach für das gesamte Team verwenden ein. Das Postfach in Enydea öffnet dann dieses gemeinsame Postfach, neue E-Mails werden von ihm gesendet, und jeder kann trotzdem zu seinem eigenen Postfach wechseln.
Admins können auch auf Trennen klicken. Andere Mitglieder sehen die Karte, können sie aber nicht ändern. Sie wechseln im Postfach (Mailbox) und beim Schreiben einer E-Mail zwischen dem gemeinsamen und ihrem eigenen Postfach. Siehe Postfach.