Points d’action : traiter ce qui demande votre attention
Ce que font les Points d’action
Points d'action (Action Items) rassemble le travail qui vous attend dans plusieurs parties d’Enydea. L’en-tête affiche des pastilles avec le nombre d’e-mails, de Tasks, Forms, Drafts, Chat et Follow-ups. Est. time additionne une estimation approximative du temps nécessaire pour chaque élément. Le bouton New Task crée une tâche. Le bouton d’actualisation recharge tous les onglets.
Cet écran n’est pas traduit. Il reste en anglais dans l’application en néerlandais, en allemand et en français.
Avant de commencer
- Le premier onglet nécessite une boîte mail connectée. Connectez-en une sous Paramètres (Settings) -> Intégration e-mail (Email Integration). Voir Connecter votre boîte mail.
- L’onglet Form Submissions affiche les formulaires de la relation marketing que vous avez choisie dans Compte actuel (Current Account), dans le menu latéral. Sans relation choisie, il reste vide.
- Find files & draft email recherche dans OneDrive et SharePoint : il faut donc une boîte mail Office 365 avec accès aux fichiers.
Les six onglets
Les Points d’action : les six onglets, les pastilles de statut au-dessus et la barre de recherche IA.
| Onglet | Ce qu’il liste |
|---|---|
| Office 365 Email, Gmail, IMAP Email ou Email | Les 50 messages les plus récents de votre boîte de réception, avec priorité et catégorie. |
| Tasks | Les tâches que vous créez vous-même. |
| Form Submissions | Les réponses aux formulaires pas encore traitées, jusqu’à 20 par formulaire. |
| Draft Mailings | Les mailings en brouillon ou planifiés, pas encore envoyés. |
| Chat Messages | Les conversations de chat récentes contenant des messages de visiteurs, jusqu’à 20 conversations. |
| CRM Follow-ups | Les appels avec une relance ouverte ou une date de rappel, et les e-mails marqués Ready to Send. |
Pour traiter une réponse à un formulaire, ouvrez Formulaires (Forms). Pour répondre à un chat, ouvrez Chats. Pour gérer une relance, ouvrez la relation et son onglet Appels/messages (Calls/Messages). Voir Formulaires et Relations (CRM).
Dans Draft Mailings, cliquez sur Open & Send pour ouvrir le brouillon dans la fenêtre de rédaction et l’envoyer depuis votre boîte mail. L’icône de suppression (Delete draft) supprime immédiatement le brouillon, sans demander de confirmation.
Traiter vos e-mails
- Ouvrez le premier onglet. La liste affiche par défaut les messages Actionable.
- Choisissez une autre vue dans Filter : Needs Response, Informational, Spam ou All Emails.
- Cliquez sur la flèche d’un message pour le lire. Cliquez sur Load Full Email si vous ne voyez qu’un aperçu.
- Cliquez sur l’icône d’étincelles (Generate AI Response). Une AI Suggested Response apparaît.
- Choisissez ce que vous en faites :
- Edit & Send ouvre la fenêtre de rédaction avec la réponse et le message d’origine. Vous la vérifiez et l’envoyez.
- Send As-Is envoie immédiatement la suggestion à l’expéditeur. Il n’y a pas d’étape de confirmation.
- Modify AI Response vous permet de saisir des instructions, par exemple "Make it more friendly". Cliquez sur Apply Changes.
- Translate propose le néerlandais, l’allemand, le français, l’espagnol, le portugais, l’italien et l’anglais.
- Meeting Invite ouvre une page d’agenda dans un nouvel onglet, avec pour objet "Meeting:" suivi de l’objet du message, à la prochaine heure pleine, pour 30 minutes. Il ouvre Outlook sur le web pour Office 365 et Google Agenda pour Gmail. Pour les autres boîtes mail, il télécharge un fichier .ics. Il n’utilise pas vos liens de réservation.
- Utilisez le menu à trois points d’un message pour Compose Reply, Mark as Spam & Train AI, Not Spam & Train AI et Mark as Informational ou Mark as Actionable. Ces options déplacent le message d’un filtre à l’autre.
L’icône de coche (Mark as Processed) masque un message de la liste pour cette visite uniquement.
Rechercher dans votre boîte mail avec l’IA
- Dans AI Search - Use natural language, saisissez une phrase comme "emails with presentation from CompanyX".
- Appuyez sur Entrée ou cliquez sur AI Search. Cliquez sur Deep AI pour les questions complexes ou partielles.
- Lisez la ligne Understanding. Elle affiche les mots-clés, expéditeurs, types de pièces jointes et dates qu’Enydea a retenus.
- Ouvrez un résultat. Il affiche un pourcentage de correspondance et, sous Why this matched, les raisons.
- Cliquez sur Images, PDFs, Docs ou Any pour lister les e-mails ayant ce type de pièce jointe.
- Cliquez sur Clear Search pour revenir à votre liste.
Créer une tâche
- Cliquez sur New Task. Le panneau Create New Task s’ouvre dans l’onglet Tasks.
- Saisissez un Task Title et une Description. Type vaut d’abord Email et Priority Medium. Les autres types sont Call, Meeting, Follow-up, Research, Proposal et Other.
- Facultatif : recherchez une relation dans Link to Relation / Company et cochez des Contact Persons.
- Cliquez sur Create Task & Research.
Pour les tâches de type Email, Enydea lance immédiatement la recherche IA. Elle parcourt vos e-mails, vos contacts et vos données CRM. Pour les autres types, cliquez sur l’icône d’étincelles (AI Research & Prepare) de la tâche.
Une fois la recherche terminée, la tâche affiche un badge AI Ready, le texte AI Research et des Suggested Actions. Pour les tâches e-mail, cliquez sur Generate Email Draft, puis sur Edit & Send Email. Regenerate Draft rédige un nouveau brouillon. Find files & draft email vous permet de choisir des fichiers dans OneDrive ou SharePoint et ajoute leurs liens au brouillon.
Lorsque vous avez terminé, ouvrez le menu à trois points de la tâche et choisissez Mark Completed ou Delete Task.