Actiepunten: werk af wat jouw aandacht vraagt
Wat Actiepunten doet
Actiepunten (Action Items) verzamelt werk dat op je wacht uit verschillende delen van Enydea. De kop toont chips met het aantal e-mails, Tasks, Forms, Drafts, Chat en Follow-ups. Est. time telt een ruwe tijdsinschatting voor alle items bij elkaar op. De knop New Task maakt een taak aan. De vernieuwknop laadt alle tabbladen opnieuw.
Dit scherm is niet vertaald. Het blijft Engels, ook in de Nederlandse, Duitse en Franse app.
Voordat je begint
- Het eerste tabblad heeft een gekoppelde mailbox nodig. Koppel er een onder Instellingen (Settings) -> E-mail integratie (Email Integration). Zie Koppel je mailbox.
- Het tabblad Form Submissions toont de formulieren van de marketingrelatie die je in het zijmenu bij Huidig account (Current Account) hebt gekozen. Zonder marketingrelatie blijft het leeg.
- Find files & draft email zoekt in OneDrive en SharePoint en heeft dus een Office 365-mailbox met toegang tot bestanden nodig.
De zes tabbladen
Actiepunten: de zes tabbladen, de statuschips erboven en de AI-zoekbalk.
| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Office 365 Email, Gmail, IMAP Email of Email | De 50 nieuwste berichten in je inbox, met prioriteit en categorie. |
| Tasks | Taken die je zelf aanmaakt. |
| Form Submissions | Formulierinzendingen die nog niet zijn verwerkt, maximaal 20 per formulier. |
| Draft Mailings | Mailings die nog concept of ingepland zijn en nog niet zijn verstuurd. |
| Chat Messages | Recente chatgesprekken met berichten van bezoekers, maximaal 20 gesprekken. |
| CRM Follow-ups | Gesprekken met een openstaande opvolging of een terugbeldatum, en e-mails die als Ready to Send zijn gemarkeerd. |
Wil je iets doen met een formulierinzending, open dan Formulieren (Forms). Wil je een chat beantwoorden, open dan Chats. Wil je een opvolging afhandelen, open dan de relatie en het tabblad Gesprekken/berichten (Calls/Messages). Zie Formulieren en Relaties (CRM).
Klik in Draft Mailings op Open & Send om het concept in het schrijfvenster te openen en vanuit je mailbox te versturen. Het verwijderpictogram (Delete draft) verwijdert het concept meteen, zonder te vragen.
Je e-mail afwerken
- Open het eerste tabblad. De lijst toont standaard berichten die Actionable zijn.
- Kies een andere weergave in Filter: Needs Response, Informational, Spam of All Emails.
- Klik op de pijl bij een bericht om het te lezen. Klik op Load Full Email als je alleen een voorbeeld ziet.
- Klik op het sterretjespictogram (Generate AI Response). Er verschijnt een AI Suggested Response.
- Kies wat je ermee doet:
- Edit & Send opent het schrijfvenster met het antwoord en het oorspronkelijke bericht. Je controleert het en verstuurt het.
- Send As-Is stuurt de suggestie meteen naar de afzender. Er is geen bevestigingsstap.
- Modify AI Response laat je instructies typen, bijvoorbeeld "Make it more friendly". Klik op Apply Changes.
- Translate biedt Nederlands, Duits, Frans, Spaans, Portugees, Italiaans en Engels.
- Meeting Invite opent in een nieuw tabblad een agendapagina met als onderwerp "Meeting:" en het onderwerp van het bericht, op het eerstvolgende hele uur en met een duur van 30 minuten. Voor Office 365 opent het Outlook op het web en voor Gmail Google Agenda. Voor andere mailboxen downloadt het een .ics-bestand. Het gebruikt je boekingslinks niet.
- Gebruik het menu met de drie puntjes bij een bericht voor Compose Reply, Mark as Spam & Train AI, Not Spam & Train AI en Mark as Informational of Mark as Actionable. Hiermee verplaats je het bericht tussen de filters.
Het vinkpictogram (Mark as Processed) verbergt een bericht alleen voor dit bezoek uit de lijst.
Je mailbox doorzoeken met AI
- Typ in AI Search - Use natural language een zin zoals "emails with presentation from CompanyX".
- Druk op Enter of klik op AI Search. Klik op Deep AI voor complexe of onvolledige vragen.
- Lees de regel Understanding. Die toont de trefwoorden, afzenders, bijlagetypen en datum die Enydea heeft herkend.
- Open een resultaat. Het toont een matchpercentage en onder Why this matched de redenen.
- Klik op Images, PDFs, Docs of Any om e-mails met dat soort bijlage te tonen.
- Klik op Clear Search om terug te gaan naar je lijst.
Een taak aanmaken
- Klik op New Task. Het paneel Create New Task opent op het tabblad Tasks.
- Vul Task Title en een Description in. Type begint op Email en Priority op Medium. De andere typen zijn Call, Meeting, Follow-up, Research, Proposal en Other.
- Optioneel: zoek een relatie in Link to Relation / Company en vink Contact Persons aan.
- Klik op Create Task & Research.
Bij taken van het type Email start Enydea het AI-onderzoek meteen. Het doorzoekt je e-mails, contacten en CRM-gegevens. Klik bij andere typen op het sterretjespictogram (AI Research & Prepare) bij de taak.
Als het onderzoek klaar is, toont de taak een badge AI Ready, de tekst AI Research en Suggested Actions. Klik bij e-mailtaken op Generate Email Draft en daarna op Edit & Send Email. Regenerate Draft schrijft een nieuw concept. Met Find files & draft email kies je bestanden uit OneDrive of SharePoint en voeg je de links ervan aan het concept toe.
Ben je klaar, open dan het menu met de drie puntjes bij de taak en kies Mark Completed of Delete Task.