Postfach: E-Mails lesen, beantworten, mit dem CRM verknüpfen
Was das Postfach tut
Das Postfach (Mailbox) ist ein Posteingang in Enydea. Es zeigt das Postfach, das Sie verbunden haben, damit Sie E-Mails lesen, beantworten und jede Unterhaltung mit einer Beziehung in Ihrem CRM verknüpfen können. Es ist für E-Mails an einzelne Empfänger gedacht. Für Massen-E-Mails nutzen Sie Mailings und Kampagnen.
Hinweis: Das Postfach und sein Fenster zum Verfassen von E-Mails bleiben auch in der niederländischen, deutschen und französischen App weitgehend englisch.
Bevor Sie beginnen
Verbinden Sie zuerst ein Postfach: Einstellungen (Settings) -> E-Mail-Integration (Email Integration) -> Ihr persönliches Postfach. Siehe Ihr Postfach verbinden. Bis dahin zeigt das Postfach Not Connected - Setup in Settings. Ist es verbunden, zeigt der obere Bildschirmrand Connected mit Ihrer Adresse. Das Postfach synchronisiert beim Öffnen; das Synchronisierungssymbol (Tooltip: Sync emails) startet die Synchronisierung erneut.
Sich zurechtfinden
Das Postfach, bevor ein E-Mail-Konto verbunden ist. Verbinden Sie eines unter Einstellungen, E-Mail-Integration (siehe Ihr Postfach verbinden).
- Folders links: Inbox, Sent, Drafts, Starred, Spam, Trash und Archive, jeweils mit der Zahl der ungelesenen Nachrichten.
- Categories (nur in Ihrem eigenen Postfach): All, Sales, Support, Inquiry, Urgent. Statistics zeigt Total, Unread und Needs Response.
- Search emails... durchsucht alle Ordner. Findet die Suche in dem, was Enydea bereits synchronisiert hat, weniger als 10 Nachrichten, durchsucht sie zusätzlich das vollständige Postfach bei Ihrem Anbieter.
- Sort bietet Newest first, Oldest first und Subject A-Z. Listen zeigen 50 Nachrichten pro Seite.
- Markieren Sie mehrere Nachrichten, um sie gemeinsam als gelesen oder ungelesen zu markieren, mit einem Stern zu versehen, zu archivieren oder zu löschen.
- Abzeichen in einer Zeile zeigen Anhänge, hohe Wichtigkeit, die KI-Kategorie, Needs reply, ein Link-Symbol, wenn die Nachricht mit einer Beziehung verknüpft ist, und die Stimmung.
Eine Nachricht lesen und bearbeiten
Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie zu öffnen. Die Symbolleiste bietet Reply, Reply All, Forward, Archive und Delete. Das Menü mit weiteren Optionen enthält Mark as spam, Star, Mark as Actionable oder Mark as Informational, Move to Inbox und Move to Archive. Unter der Nachricht sehen Sie Attachments, die Conversation mit weiteren Nachrichten des Verlaufs und Keywords.
Mit einer Nachricht im CRM arbeiten
Diese Schaltflächen befinden sich über der Nachricht:
| Schaltfläche | Was sie tut |
|---|---|
| Link to CRM | Verknüpft die Nachricht mit einer Beziehung. Wählen Sie Search Existing oder Create New, um eine neue Beziehung aus der E-Mail zu befüllen, und klicken Sie auf Create & Link. Nach dem Verknüpfen zeigt die Schaltfläche den Namen der Beziehung; Open in CRM und Unlink erscheinen. |
| Create Task | Öffnet Create Follow-up Task mit Task Title, Due Date und Notes. Die Aufgabe wird im CRM gespeichert, bei der verknüpften Beziehung, falls es eine gibt. |
| AI Suggestions | Zeigt Antwortentwürfe mit einem Übereinstimmungswert. Use this suggestion öffnet eine Antwort mit dem eingefügten Text. |
| Add to Action Items | Sammelt frühere Korrespondenz, entwirft eine KI-Antwort, erfasst die Nachricht als Aktionspunkt und markiert sie als beantwortungsbedürftig. |
| Log as CRM Activity | Sichtbar, sobald die Nachricht verknüpft ist. Speichert sie als E-Mail-Aktivität bei dieser Beziehung. |
Warnung: Add to Action Items legt eine Beziehung für den Absender an, wenn keine Beziehung diese E-Mail-Adresse hat (Status „contacted“, Typ „prospect“, Quelle „email“). Kontakte aus E-Mails extrahieren (im Menü mit weiteren Optionen oben) tut dasselbe für die Absender Ihrer 200 neuesten Nachrichten im Posteingang, ohne nachzufragen, und lässt Freemail-Domains wie Gmail sowie No-Reply-Adressen aus.
Schreiben und senden
Klicken Sie auf Compose oder antworten Sie auf eine Nachricht bzw. leiten Sie sie weiter.
- Ist ein gemeinsames Postfach verbunden, wählen Sie den Absender unter From. Andernfalls wird Ihre eigene Adresse verwendet.
- Füllen Sie To (das Feld schlägt Ihre Kontakte und Beziehungen vor), Subject und den Text aus. Fügen Sie über die obere Leiste Cc, Bcc, Attach oder Signature hinzu.
- Optional: Wählen Sie unter Link to CRM relation (optional) eine Beziehung aus.
- Optional: Nutzen Sie die KI-Zeile. Suggest schreibt Text aus dem Kontext. Enhance verbessert Grammatik, Ton und Aufbau. Translate bietet Sprachen an, darunter Englisch, Deutsch, Französisch und Niederländisch. Enhance und Translate brauchen Text im Nachrichtentext. Prüfen Sie den Vorschlag und klicken Sie auf Accept oder Discard.
- Optional: Insert fügt Produkte, Dienstleistungen oder Artikel aus Ihrem Katalog ein. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Ihr Katalog Einträge hat.
- Optional: Booking link öffnet das Fenster für Buchungslinks; klicken Sie auf Link einfügen, um einen Link einzufügen, über den der Kunde einen Termin wählt. Dafür muss ein Outlook-Kalender verbunden sein. Siehe Terminplanung und Buchungslinks.
- Klicken Sie auf Send. Send braucht einen Empfänger und einen Betreff. More -> Save draft bewahrt die E-Mail für später auf.
E-Mails, die Sie hier senden, werden in Ihrem CRM als E-Mail-Aktivität erfasst, und Enydea fügt Öffnungs- und Klick-Tracking hinzu. Ihre Sender Settings (Absendername, Antwortadresse, Standard-Cc und -Bcc, Fußzeile) gelten für E-Mails, die Sie aus Ihrem eigenen Postfach senden. Ist die Verbindung abgelaufen, bietet eine Meldung Reconnect an.
Das gemeinsame Postfach nutzen
Ein Firmenadmin kann ein gemeinsames Office-365-Postfach für das ganze Team verbinden. Sobald es existiert, wechselt eine Dropdown-Liste oben im Postfach zwischen Ihrem eigenen Postfach (mine) und dem gemeinsamen (shared). Das gemeinsame Postfach hat keine Categories. Hat Ihr Admin es zum Standard für das Team gemacht, öffnet sich das Postfach mit ihm.
Weitere Aktionen
Visitenkarte scannen im Menü mit weiteren Optionen oben öffnet den Visitenkartenscanner (Business Card Scanner), der ein Foto einer Visitenkarte mit KI ausliest.